Anfragen-Assistent für Hausverwaltungen
Eingehende Anfragen in Hausverwaltungen schneller und strukturierter bearbeiten.
Eine kontrollierte Automatisierung für wiederkehrende E-Mail-Anfragen – mit Local-First-KI, Unternehmenswissen und menschlicher Freigabe.
- Keine automatische Versendung
- Freigabe durch Ihr Team
- Ein Angebot von Hochautomatisiert, Wien
Eingang im gemeinsamen Postfach
Wasserfleck an der Decke im Bad
Von: Mieterin, Top 12
„Seit gestern Abend ist im Bad ein Wasserfleck an der Decke, er wird größer. Wer kann sich das ansehen?“
Vom Assistenten vorbereitet
- Liegenschaft
- Musterstraße 12, Top 12
- Kategorie
- Schadensmeldung
- Priorität
- Hoch
- Zuständig
- Objektbetreuung
- Nächster Schritt
- Installateur beauftragen, Mieterin informieren
Antwortentwurf bereit – wartet auf Freigabe
Die Ausgangslage
Hinter jeder Anfrage stehen bis zu neun Arbeitsschritte.
Schadensmeldungen, Terminwünsche, Fragen zur Abrechnung: Viele Anfragen wiederholen sich, die Bearbeitung passiert trotzdem jedes Mal von Hand. Bei hohem Aufkommen bleiben Anfragen liegen, Zuständigkeiten sind unklar und der Überblick über offene Vorgänge geht verloren.
- 1Lesen
- 2Verstehen
- 3Objekt erkennen
- 4Anliegen einordnen
- 5Dringlichkeit bestimmen
- 6Zuständige Person finden
- 7Informationen zusammensuchen
- 8Antwort vorbereiten
- 9Vorgang dokumentieren
Das Produkt
Der Anfragen-Assistent übernimmt die Vorbereitung.
Ein klar abgegrenzter Ablauf für wiederkehrende E-Mail-Anfragen – vom Eingang bis zum freigabebereiten Entwurf.
- 1/6
E-Mail
Die Anfrage kommt wie gewohnt im gemeinsamen Postfach an.
- 2/6
Analyse
Absender, Liegenschaft und Anliegen werden erkannt.
- 3/6
Klassifizierung
Thema und Dringlichkeit werden eingeordnet.
- 4/6
Zuweisung
Die zuständige Person wird vorgeschlagen.
- 5/6
Entwurf
Nächster Schritt oder Antwortentwurf wird vorbereitet.
- 6/6
Freigabe
Ihr Team prüft, passt an und gibt frei.
Was sich verändert
Weniger Sortierarbeit, klarere Abläufe.
Schnellere Bearbeitung
Anfragen kommen vorstrukturiert, eingeordnet und bearbeitungsbereit bei Ihrem Team an.
Weniger Verwaltungsaufwand
Weniger Zeit für Lesen, Sortieren, Zusammenfassen und Weiterleiten einzelner Nachrichten.
Klare Zuständigkeiten
Jede Anfrage ist einer Liegenschaft, einem Thema, einer Priorität und einer verantwortlichen Person zugeordnet.
Kontrollierte KI-Verarbeitung
Menschliche Freigabe, nachvollziehbare Abläufe und mehr Kontrolle darüber, wo Ihre Daten verarbeitet werden.
Mensch im Prozess (Human-in-the-Loop)
Die KI bereitet vor. Ihr Team entscheidet.
Die KI unterstützt den Prozess. Die Verantwortung bleibt bei Ihrem Team.
Das bereitet der Assistent vor
- Einordnung nach Thema und Dringlichkeit
- Kurze Zusammenfassung der Anfrage
- Wichtige Angaben wie Liegenschaft, Einheit, Termine oder Rückrufnummer
- Vorschlag für die zuständige Person
- Nächster Schritt oder Antwortentwurf
Das entscheidet Ihr Team
- Antwort freigeben, anpassen oder verwerfen
- Maßnahmen beauftragen, etwa einen Professionisten
- Rechtliche und vertragliche Einschätzungen
- Änderungen an wichtigen Stammdaten
- Ausnahmen und Sonderfälle
Es gibt keinen automatischen Versand. Jede Freigabe erfolgt durch eine zuständige Person und wird nachvollziehbar dokumentiert.
Local-First
Sensible Daten stärker unter eigener Kontrolle.
Hausverwaltungen arbeiten mit Daten von Mieter:innen und Eigentümer:innen, mit Vertrags- und Objektinformationen. Local-First bedeutet: Die Verarbeitung läuft – wo es sinnvoll ist – in Ihrer eigenen Umgebung oder in einer vereinbarten, betreuten Umgebung statt über externe KI-Dienste. Ob das für Ihren Prozess nötig ist, prüfen wir anhand Ihrer tatsächlichen Anforderungen.
Wichtig zur Einordnung
Eine Local-First-Architektur unterstützt Datenkontrolle und Governance. Sie garantiert nicht automatisch die Einhaltung von DSGVO oder EU AI Act. Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Ihr Prozess braucht, bewerten wir im Automatisierungscheck.
Weniger Datenweitergabe
Anfragen und Unternehmenswissen müssen nicht an externe KI-Dienste übermittelt werden.
Mehr Kontrolle
Sie wissen, wo die Verarbeitung stattfindet und wer Zugriff hat.
Weniger Abhängigkeit
Der Betrieb hängt nicht von Preisen, Regeln oder Verfügbarkeit einzelner KI-Anbieter ab.
Nachvollziehbare Abläufe
Jeder Schritt vom Eingang bis zur Freigabe bleibt überprüfbar.
Der Weg zur Lösung
In vier Schritten vom Check zum laufenden Betrieb.
Sie starten klein, mit einem Prozess und klaren Erfolgskriterien – und entscheiden nach jedem Schritt, ob es weitergeht.
- 01
Check
Wir analysieren einen konkreten Anfrageprozess und bewerten, was sich sinnvoll automatisieren lässt.
- 02
Pilot
Ein zeitlich begrenzter Pilot mit einem Postfach, einem Ablauf und ausgewählten Anfragearten.
- 03
Produktion
Nach einem erfolgreichen Pilot folgt die Einführung im Arbeitsalltag, inklusive Schulung Ihres Teams.
- 04
Betrieb
Hochautomatisiert betreut Betrieb, Wartung und Support – und erweitert bei Bedarf auf weitere Prozesse.
Wer dahintersteht
Hochautomatisiert aus Wien – von der Analyse bis zum Betrieb.
Hochautomatisiert
Ihr Vertragspartner, Wien
Automatisierungscheck, Umsetzung und Integration sowie Betrieb, Wartung und Support aus einer Hand.
Zuerst im eigenen Betrieb eingesetzt
Bei Hochautomatisiert werden eingehende Anfragen bereits strukturiert erfasst und für die menschliche Prüfung vorbereitet.
Zum internen DemonstratorFinden Sie heraus, welcher Anfrageprozess in Ihrer Hausverwaltung automatisierbar ist.
Der Automatisierungscheck bewertet einen konkreten Prozess – mit Ausgangswerten, Risiken und einer klaren Empfehlung für den Pilot.