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Lokale KI-Automatisierungen

So funktioniert es

Von der eingehenden E-Mail zur freigegebenen Antwort.

Acht nachvollziehbare Schritte – und an der entscheidenden Stelle Ihr Team. So arbeitet der Anfragen-Assistent im Alltag Ihrer Hausverwaltung.

Der Ablauf im Detail

Acht Schritte, ein klarer Kontrollpunkt.

  1. 1

    E-Mail geht ein

    Anfragen kommen wie bisher im gemeinsamen Postfach an. Der Assistent übernimmt sie, ohne das Postfach zu verändern.

  2. 2

    Absender und Liegenschaft erkennen

    Wer schreibt – Mieter:in, Eigentümer:in, Professionist oder Dienstleister? Zu welcher Liegenschaft und Einheit gehört die Anfrage?

  3. 3

    Thema und Priorität einordnen

    Schadensmeldung oder Terminwunsch, dringend oder planbar: Die Einordnung folgt Ihren Kategorien und Regeln.

  4. 4

    Informationen herausziehen

    Wichtige Angaben wie Einheit, Schadensbild, Terminvorschläge oder Rückrufnummer werden strukturiert erfasst.

  5. 5

    Zuständigkeit vorschlagen

    Anhand Ihrer Zuständigkeiten wird die passende Person oder das passende Team vorgeschlagen.

  6. 6

    Nächsten Schritt oder Antwort vorbereiten

    Der Assistent schlägt eine Maßnahme vor oder formuliert einen Antwortentwurf auf Basis Ihrer Textbausteine und Richtlinien.

  7. 7

    Menschliche Freigabe

    Ihr Team

    Die zuständige Person prüft, passt an, gibt frei oder verwirft. Ohne Freigabe passiert nichts.

  8. 8

    Freigegebene Antwort und Protokoll

    Erst nach der Freigabe geht die Antwort über Ihr gewohntes Postfach hinaus. Vorschlag, Änderungen und Freigabe bleiben nachvollziehbar dokumentiert.

Grundlage der Vorschläge

Anfrage, Unternehmenswissen und Richtlinien zusammen.

Der Assistent beantwortet Anfragen nicht aus allgemeinem Weltwissen, sondern mit Bezug zu Ihrem Betrieb. Dafür kombiniert er die Anfrage mit Ihrem Unternehmenswissen und Ihren Antwortrichtlinien.

  • Anfrage

    Die eingehende E-Mail

  • Unternehmenswissen

    Liegenschaften, Zuständigkeiten, typische Abläufe

  • Antwortrichtlinien

    Ihre Regeln, Tonalität und Textbausteine

Local-First-KI, wo es sinnvoll ist
Vorschlag mit Bezug zu Ihrem Betrieb – zur Prüfung durch Ihr Team
Die Anfrage wird mit Unternehmenswissen und Antwortrichtlinien kombiniert, von Local-First-KI verarbeitet und als Vorschlag zur Prüfung vorgelegt.

Wo die Verarbeitung läuft

Local-First, wo es sinnvoll ist.

Die Verarbeitung erfolgt in Ihrer eigenen Umgebung oder in einer vereinbarten, betreuten Umgebung. Das reduziert die Weitergabe von Daten an externe Dienste und macht nachvollziehbar, wo was passiert.

  • Weniger Datenweitergabe

    Anfragen und Unternehmenswissen müssen nicht an externe KI-Dienste übermittelt werden.

  • Mehr Kontrolle

    Sie wissen, wo die Verarbeitung stattfindet und wer Zugriff hat.

  • Weniger Abhängigkeit

    Der Betrieb hängt nicht von Preisen, Regeln oder Verfügbarkeit einzelner KI-Anbieter ab.

  • Nachvollziehbare Abläufe

    Jeder Schritt vom Eingang bis zur Freigabe bleibt überprüfbar.

Wichtig zur Einordnung

Eine Local-First-Architektur unterstützt Datenkontrolle und Governance. Sie garantiert nicht automatisch die Einhaltung von DSGVO oder EU AI Act. Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Ihr Prozess braucht, bewerten wir im Automatisierungscheck.

Einführung

Schritt für Schritt – mit Entscheidungspunkten.

Jede Stufe hat ein klares Ergebnis. Erst wenn eine Stufe überzeugt, folgt die nächste.

  1. 01

    Fit Call

    Ein kurzes Gespräch klärt, ob Ihr Anfrageprozess grundsätzlich passt.

  2. 02

    Lokaler KI-Automatisierungscheck

    Analyse eines konkreten Prozesses mit Ausgangswerten, Risiken und Empfehlung.

  3. 03

    Ein-Prozess-Pilot

    Ein Postfach, ein Ablauf, ausgewählte Anfragearten und vorab vereinbarte Erfolgskriterien.

  4. 04

    Produktive Einführung

    Übernahme in den Arbeitsalltag mit Schulung und klaren Verantwortlichkeiten.

  5. 05

    Betreuter Betrieb und Support

    Überwachung, Wartung, Support und regelmäßige Auswertung durch Hochautomatisiert.

  6. 06

    Erweiterung auf weitere Prozesse

    Weitere Anfragearten oder Abläufe, wenn der erste Prozess nachweislich funktioniert.

Intern erprobt

Der Demonstrator bei Hochautomatisiert.

Hochautomatisiert setzt diese Architektur zuerst im eigenen Betrieb ein. Anfragen über das Website-Formular und direkte E-Mails landen im selben Geschäftspostfach, werden schreibgeschützt übernommen, vereinheitlicht und strukturiert gespeichert. Jeder Vorschlag wird von einem Menschen geprüft – es gibt keinen automatischen Versand.

  1. 1Kontaktformular der Website und direkte Kunden-E-Mails
  2. 2Gemeinsames Geschäftspostfach
  3. 3Schreibgeschützte Übernahme der E-Mails
  4. 4Aufbereitung und Vereinheitlichung
  5. 5Strukturierte Datenbank
  6. 6Lokale KIin interner Erprobung
  7. 7Analyse und Antwortvorschlag
  8. 8Menschliche Prüfung
  9. 9Freigegebene Antwort
Das ist ein interner Demonstrator, keine Kundenreferenz. Antwortvorschläge entstehen im laufenden Betrieb derzeit regelbasiert; das lokale KI-Modul wird intern erprobt. Kennzahlen veröffentlichen wir, sobald belastbare Messwerte vorliegen.

Was wir im Demonstrator messen

  • Verarbeitete Anfragen
  • Bearbeitungszeit
  • Qualität der Einordnung
  • Übernahme der Antwortvorschläge
  • Prüfaufwand pro Anfrage
  • Ausnahmequote
  • Verfügbarkeit
  • Betriebskosten

Welcher Ihrer Anfrageprozesse eignet sich?

Der Automatisierungscheck bewertet einen konkreten Prozess und zeigt, wie ein Pilot aussehen kann.

Automatisierungscheck anfragen