Produkt
Anfragen-Assistent für Hausverwaltungen
Eine definierte Workflow-Lösung für wiederkehrende E-Mail-Anfragen: Der Assistent erkennt den Kontext, ordnet ein, bereitet Zuweisung und Antwort vor – und legt alles Ihrem Team zur Freigabe vor. Kein allgemeiner Chatbot, sondern ein klar abgegrenzter Ablauf.
Was der Anfragen-Assistent ist
Ein Ablauf, klar abgegrenzt
Der Assistent bearbeitet wiederkehrende Anfragen aus einem gemeinsamen Postfach nach festgelegten Regeln.
Vorbereitung statt Entscheidung
Er liefert Einordnung, Zusammenfassung, Zuweisung und Entwurf. Entscheidungen trifft Ihr Team.
Wissen aus Ihrem Betrieb
Vorschläge beruhen auf Ihren Liegenschaften, Zuständigkeiten und Antwortrichtlinien.
Typische Anfragearten
Für diese Anfragen ist der Assistent gedacht.
Schadensmeldungen
z. B. Wasserschaden, Heizungsausfall, defekte Beleuchtung im Stiegenhaus
Reparatur- und Instandhaltungsanfragen
z. B. Kleinere Reparaturen, Wartungen, Beauftragung von Professionisten
Termin- und Zutrittsanfragen
z. B. Ablesetermine, Zutritt für Professionisten, Besichtigungen
Dokumenten- und Abrechnungsanfragen
z. B. Betriebskostenabrechnung, Vorschreibungen, Kopien von Unterlagen
Eigentümer- und Mieteranfragen
z. B. Allgemeine Anliegen, Hausordnung, Kontaktänderungen
- Die erste Version konzentriert sich auf einen Ablauf und eine begrenzte Zahl an Anfragearten. Welche das in Ihrer Hausverwaltung sind, legen wir im Automatisierungscheck gemeinsam fest.
Der Ablauf
Von der E-Mail bis zur freigegebenen Antwort.
- 1
E-Mail geht ein
- 2
Absender und Liegenschaft erkennen
- 3
Thema und Priorität einordnen
- 4
Informationen herausziehen
- 5
Zuständigkeit vorschlagen
- 6
Nächsten Schritt oder Antwort vorbereiten
- 7
Menschliche Freigabe
- 8
Freigegebene Antwort und Protokoll
Aufgabenteilung
Was die KI vorbereitet – und was Ihr Team freigibt.
Das bereitet der Assistent vor
- Einordnung nach Thema und Dringlichkeit
- Kurze Zusammenfassung der Anfrage
- Wichtige Angaben wie Liegenschaft, Einheit, Termine oder Rückrufnummer
- Vorschlag für die zuständige Person
- Nächster Schritt oder Antwortentwurf
Das entscheidet Ihr Team
- Antwort freigeben, anpassen oder verwerfen
- Maßnahmen beauftragen, etwa einen Professionisten
- Rechtliche und vertragliche Einschätzungen
- Änderungen an wichtigen Stammdaten
- Ausnahmen und Sonderfälle
Es gibt keinen automatischen Versand. Jede Freigabe erfolgt durch eine zuständige Person und wird nachvollziehbar dokumentiert.
Unternehmenswissen und Antwortrichtlinien
Vorschläge, die zu Ihrer Hausverwaltung passen.
Der Assistent arbeitet mit einer kontrollierten Wissensbasis: Liegenschaften und Zuständigkeiten, typische Abläufe, Textbausteine und Ihre Regeln für Antworten. Er ist darauf ausgelegt, fehlende Informationen als offene Frage zu markieren, statt eine Antwort zu raten. Die Prüfung durch Ihr Team bleibt der Kontrollpunkt.
Anfrage
Die eingehende E-Mail
Unternehmenswissen
Liegenschaften, Zuständigkeiten, typische Abläufe
Antwortrichtlinien
Ihre Regeln, Tonalität und Textbausteine
Local-First in diesem Produkt
Wo der Assistent läuft.
Der Assistent läuft in Ihrer eigenen Umgebung oder in einer vereinbarten, von Hochautomatisiert betreuten Umgebung. Welche Variante passt, hängt von Ihren Daten, Anforderungen und Ihrer vorhandenen IT ab – das klären wir im Automatisierungscheck.
In Ihrer eigenen Umgebung
Die Verarbeitung erfolgt auf Infrastruktur in Ihrem Verantwortungsbereich.
In einer betreuten Umgebung
Hochautomatisiert betreibt die Lösung für Sie in einer vertraglich vereinbarten Umgebung.
Wichtig zur Einordnung
Eine Local-First-Architektur unterstützt Datenkontrolle und Governance. Sie garantiert nicht automatisch die Einhaltung von DSGVO oder EU AI Act. Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Ihr Prozess braucht, bewerten wir im Automatisierungscheck.
Pilot und Produktion
Klein starten, messbar erweitern.
Im Pilot
- Ein gemeinsames Postfach
- Ein definierter Ablauf
- Eine begrenzte Zahl an Anfragearten
- Eine kontrollierte Wissensbasis
- Ein festgelegter Freigabeprozess
- Vorab vereinbarte Erfolgskriterien
- Zeitlich klar begrenzt
In der Produktion
- Einführung im Arbeitsalltag
- Schulung Ihres Teams
- Laufender Betrieb, Überwachung und Wartung
- Support durch Hochautomatisiert
- Regelmäßige Auswertung der Kennzahlen
- Erweiterung auf weitere Anfragearten oder Prozesse
Messbarkeit
Woran wir den Erfolg messen.
Die konkreten Zielwerte legen wir vor dem Pilot gemeinsam fest – auf Basis der Ausgangswerte aus dem Automatisierungscheck.
- Bearbeitungszeit pro Anfrage
- Zeit bis zur ersten Reaktion
- Qualität der Einordnung
- Anteil übernommener Antwortentwürfe
- Prüfaufwand pro Anfrage
- Anteil der Ausnahmen
Passt der Assistent zu Ihrem Anfrageprozess?
Im Automatisierungscheck finden wir es anhand eines konkreten Prozesses heraus.